生成AIの使い方がわからない方から 仕事で役立つ活用法の依頼の仕事あり。わかりやすく解説するために資料を作成。
- 北 勝成
- 1 分前
- 読了時間: 8分
「生成AIを使ってみたいけれど、何を入力すればいいのかわからない」
そんな相談を受けることが増えてきました。今回、生成AIの使い方がよくわからない方に向けて、「生成AIの活用法」講座の依頼をいただきました。初めて取り組む新しい仕事だったため、単なる操作説明ではなく、仕事でどう役立つのか、何に気をつけるべきか、どこから始めればよいのかを整理した資料を作成しました。
この記事では、その資料づくりでまとめた内容をもとに、初心者の方にもわかりやすく、仕事で使える生成AIの考え方と活用例を紹介します。
生成AIは難しい道具ではなく相談相手として考える
生成AIと聞くと、特別な知識が必要な高度な技術に感じるかもしれません。たしかに仕組みは複雑です。けれど、仕事で使うときは、仕組みをすべて理解してから始める必要はありません。
まずは、文章で指示を出すと答えてくれる相談相手として考えると扱いやすくなります。
たとえば、次のようなことを頼めます。
文章のたたき台を作る
長い文章を短くまとめる
メール文を丁寧な表現に直す
アイデアを複数出す
表の項目を整理する
説明文を初心者向けに言い換える
講座や資料の構成を考える
ここで大切なのは、生成AIは「正解を出す機械」ではないという点です。あくまで、考える時間を短くしたり、視点を増やしたりするための道具です。
人が確認して、選び、直すことで、仕事に使える形になります。
仕事で役立つ生成AIの使い方は身近な作業にある
生成AIを使う場面は、特別な企画や大きな仕事だけではありません。むしろ、日々の小さな作業に向いています。
よくある作業 | 生成AIに頼めること | 使うときのポイント |
メール作成 | 用件を丁寧な文章に整える | 相手との関係性を伝える |
資料作成 | 見出しや構成案を作る | 目的と対象者を入れる |
議事メモ整理 | 箇条書きを読みやすく整える | 個人情報は入れない |
文章チェック | 誤字や表現の違和感を見つける | 最終確認は自分で行う |
アイデア出し | 複数案を出して比較する | 使える案を選んで直す |
説明文作成 | 難しい内容をやさしく言い換える | 読む人の知識レベルを伝える |
たとえば、講座資料を作る場合なら、いきなり完成版を求めるより、次のように段階を分けると使いやすくなります。
講座の目的を整理する
受講者が困っていることを想定する
全体の構成案を出してもらう
各章の説明文を作る
例題や演習を考える
表現をやさしく直す
生成AIは、白紙の状態から考える負担を軽くしてくれます。特に、初めての仕事では「何から手をつけるか」が一番難しいものです。そこで最初の案を出してもらえるだけでも、大きな助けになります。
生成AIに上手に伝えるコツは条件を具体的にすること
生成AIを使っていて「思った答えが返ってこない」と感じる原因の多くは、指示が大まかすぎることです。
たとえば、次のように入力したとします。
生成AIについて説明して
これでも答えは返ってきます。ただし、誰に向けた説明なのか、どのくらいの長さなのか、どんな場面で使うのかがわかりません。そのため、一般的でぼんやりした内容になりやすくなります。
仕事で使うなら、次のように条件を加えます。
生成AIを初めて使う人向けに、仕事で役立つ使い方を5つ紹介してください。専門用語は少なくし、講座資料に使えるように、見出しと短い説明でまとめてください。
このように伝えると、かなり使いやすい答えになります。
指示を出すときは、次の4つを入れると安定します。
目的を伝える
何のために使う文章なのかを伝えます。講座資料、社内案内、メール、説明文など、用途を入れるだけで内容が変わります。
相手を伝える
初心者向け、経験者向け、高齢の方にもわかる表現など、読む人の状態を伝えます。
形を伝える
箇条書き、表、見出し付き、300字程度など、出力の形を指定します。
雰囲気を伝える
やさしく、丁寧に、親しみやすく、かたい表現を避けてなど、文体の希望を入れます。
生成AIは、人間の意図を完全に読み取るわけではありません。だからこそ、こちらが「どんな答えがほしいのか」を具体的に伝える必要があります。
生成AIの活用法を講座資料にまとめるときに意識したこと
今回の講座依頼では、受講される方が「生成AIをほとんど使ったことがない」という前提でした。そのため、操作方法だけを並べても、実際の仕事にはつながりにくいと考えました。
そこで、資料づくりでは次の流れを意識しました。
生成AIでできることを身近な例で見せる
最初から専門的な話をすると、受講者は距離を感じてしまいます。そこで、メール、案内文、報告メモ、講座資料、文章の要約など、日常業務に近い例を中心にしました。
「明日から試せそう」と思える例があると、学ぶ意欲が高まります。
良い指示と悪い指示を比べる
生成AIは、入力の仕方で答えが変わります。その違いを体感してもらうために、同じテーマで大まかな指示と具体的な指示を比べる内容を入れました。
たとえば、次のような比較です。
大まかな指示 | 具体的な指示 |
文章を作って | 自治会のお知らせ文を300字程度で、やさしい表現で作って |
要約して | 次の文章を、初めて読む人にもわかるように3点で要約して |
アイデアを出して | 60分の初心者向け講座で使える演習案を5つ出して |
違いを見せると、生成AIを使うコツが感覚的に伝わります。
そのまま使わず人が確認する大切さを伝える
生成AIの答えは便利ですが、間違いが含まれることがあります。自然な文章に見えても、事実が違う場合があります。特に、数字、制度、法律、医療、契約、個人情報に関わる内容は注意が必要です。
講座資料では、生成AIの答えは下書きとして使い、最後は人が確認するという考え方を強調しました。
初心者が最初に試しやすい使い方
生成AIを始めるときは、いきなり難しい使い方をしなくて大丈夫です。次のような作業から試すと、効果を感じやすくなります。
メール文を整える
たとえば、用件だけを書いて、丁寧なメール文にしてもらいます。
次の内容を、失礼のない丁寧なメール文にしてください。 来週の打ち合わせ日程を確認したい。候補日は火曜午前、木曜午後、金曜午前。
自分で一から書くより早く、表現の参考にもなります。
長い文章を要約する
資料や説明文が長いときは、要点を抜き出してもらえます。
次の文章を、重要な点がわかるように3つの箇条書きで要約してください。
読む前の下準備にも使えます。ただし、元の文章と照らし合わせて確認することが大切です。
わかりにくい文章をやさしくする
専門用語が多い文章を、初心者向けに言い換える使い方も便利です。
次の文章を、生成AIを初めて学ぶ人にもわかるように、やさしい表現に直してください。
講座資料、説明書、案内文などで役立ちます。
アイデアを増やす
自分だけで考えると、似た案ばかりになることがあります。生成AIに複数案を出してもらうと、発想の幅が広がります。
初心者向けの生成AI講座で、参加者が楽しく学べる演習を10個考えてください。
出てきた案をそのまま使うのではなく、良い部分を選び、目的に合うように直すと使いやすくなります。
仕事で使うときに守りたい注意点
生成AIは便利ですが、使い方を間違えるとトラブルにつながることもあります。講座では、次の点を必ず伝える必要があると感じました。
個人情報を入力しない
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、顧客情報などは入力しないようにします。必要な場合は、伏せ字や仮名に置き換えます。
機密情報を入れない
社内資料、未公開情報、契約内容などは扱いに注意します。勤務先や団体のルールを確認することが大切です。
事実確認をする
生成AIは、もっともらしい間違いを出すことがあります。最新情報や専門性の高い内容は、公式情報や信頼できる資料で確認します。
著作権に配慮する
他人の文章や画像をそのまま使うような指示は避けます。作成した文章も、必要に応じて自分の表現に直します。
判断を丸投げしない
採用、評価、医療、法律、お金に関わる判断は、生成AIだけで決めないようにします。あくまで参考情報として扱います。
便利な道具ほど、使う人の判断が大切になります。
生成AIは小さく試すほど仕事に取り入れやすい
生成AIを使いこなす近道は、完璧に学んでから使うことではありません。日々の仕事の中で、少しだけ試すことです。
たとえば、次のような使い方で十分です。
書き始める前に構成案を出してもらう
文章を書いた後に読みやすく直してもらう
説明が難しい部分を別の言い方にしてもらう
思いついた案を増やしてもらう
講座や資料の流れを一緒に考える
今回のように、初めての新しい仕事で資料を作る場面では、生成AIは心強い補助役になります。白紙の不安を減らし、考える材料を増やしてくれます。
ただし、最後に形にするのは人です。受講者に合っているか、誤解を招かないか、仕事で本当に使えるかを確認することで、資料の質は上がります。
生成AIの使い方がわからないと感じるときは、まず身近な作業を1つ選んでみてください。メールを整える、文章を要約する、説明をやさしくする。その小さな一歩が、仕事で役立つ活用につながります。
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